Jak przeprowadzić idealny kickoff meeting (spotkanie startowe projektu)?

kick offf meeting

Spotkanie startowe w projekcie jest jak wyruszenie w dobrze zaplanowaną podróż. Dzięki temu, że nie jest przypadkowe  wyznacza kurs na udaną i bezproblemową współpracę w ramach prowadzenia projektów. 

Czym jest kickoff meeting?

Kickoff meeting to pierwsze spotkanie zespołu projektowego z Tobą, jako właścicielem i inicjatorem pomysłu. Masz więc okazję, aby poznać osoby zaangażowane w projekt i omówić wszystkie szczegóły, które mają wpływ na ostateczny kształt projektu. Jest to też czas kiedy poznajesz cały zespół, ustalasz godziny spotkań oraz wspólne cele.

Jak przeprowadzić idealny kickoff meeting?

Spotkanie startowe organizowane jest po podpisaniu umowy z software housem, z którym rozpoczniesz zdalną współpracę. Kickoff może być przeprowadzony online, np. w formie video rozmowy, jednak nasze doświadczenie pokazuje, że spotkanie twarzą w twarz i realne przedstawienie członków zespołu jest znacznie skuteczniejsze.

Zobacz, jak powinien wyglądać idealny kickoff meeting, krok po kroku.

Ustalenie harmonogramu spotkania startowego

Kickoff meeting zazwyczaj trwa kilka godzin, dlatego przed rozpoczęciem spotkania warto przygotować harmonogram, który będzie trzymał je w ryzach.
Z dokładnym planem spotkania łatwiej poprowadzić rozmowę w oparciu o czas, przewidziany na omówienie danego tematu. Łatwiej też przejść do sedna projektu i omówienia wspólnej wizji.

Nie ma jednego, uniwersalnego programu. Przebieg spotkania zależy od danego software house’u, jednak zdecydowanie powinno się rozpocząć od rozmowy zapoznawczej, czyli klasycznego przełamania lodów. Podczas tej części spotkania każdy z członków zespołu przedstawia się, dzieli się swoim doświadczeniem i omawia swoją rolę w projekcie. 

Im lepiej poznamy się na początku, tym łatwiejsza będzie nasza współpraca. 

Zrozumienie projektu

Aby lepiej zrozumieć twój projekt, software house musi poznać zarówno twoje bolączki, jak i pierwsze pomysły, jakie kryły się za chęcią zbudowania danej aplikacji.

Zostaniesz więc poproszony o wyjaśnienie jak to się zaczęło i czego oczekujesz od produktu. Zespół projektowy potrzebuje konkretnych informacji, więc staraj się przekazać założenia projektu i inne niezbędne szczegóły w skondensowanej formie.

Po poznaniu kontekstu, nadszedł czas na omówienie zakresu i szczegółów projektu. 

  1. Cele projektu i kryteria sukcesu
    Wyjaśnij długoterminowy cel projektu i powiedz, w jaki sposób produkt pomoże ci osiągnąć określone cele. Zdefiniuj główne problemy i sposób pomiaru sukcesu.
  2. Grupa docelowa
    Niezbędne jest też dokładne sprecyzowanie użytkowników twojej aplikacji. Zdefiniuj, kto miałby z niej korzystać i dlaczego, podaj cechy użytkowników, takie jak wiek, doświadczenie z podobną technologią, wykształcenie, itp.
  3. Zakres projektu oraz główne cechy i funkcjonalności produktu
    Zostaniesz też zapytany o najważniejsze funkcjonalności i zależności między nimi. Określ, które z nich mają największą wartość biznesową (jaka będzie częstotliwość korzystania z danych funkcji?).

Organizacja pracy

Kolejny etap rozmowy dotyczy tego, jak zorganizować pracę, aby była najbardziej efektywna. Oczekuj od zespołu projektowego wyjaśnienia procesu opartego o schemat działań oraz sposób, w jaki software house zarządza projektami IT. 

Poniżej znajdziesz elementy, wchodzące w skład tej części kickoffu.

  1. Planowanie zasobów.  Konieczne jest określenie dostępnych zasobów, aby mieć pewność, że projekt będzie ukończony na czas. Ten etap jest również istotny przy zaplanowaniu projektu w odniesieniu do zadań, aby sprawdzić, jak bardzo wpłynie to na przyszły zakres prac.
  2. Omówienie zarządzania projektem. Określenie roli i obowiązków project managera oraz sposobu, w jaki będzie prowadził projekt ma kluczowe znaczenie dla całego procesu. Dlatego podczas kickoffu zostaną omówione wszystkie aspekty związane z zarządzaniem pracą zespołu oraz twoja rola w procesie tworzeniu oprogramowania. Dowiesz się więc, w jaki sposób software house korzysta z Jiry, aby każdy był na bieżąco z projektem, oraz poznasz szczegóły dotyczące spotkań i dokumentowania pracy. Oczekuj więc informacji o metodologii, jaką software house kieruje się przy zarządzaniu projektami oraz praktykach, charakterystycznych dla zespołu projektowego.
  3. Ustalenie kanałów komunikacji i raportowania prac. Konieczne jest też zapoznanie się z kanałami do komunikacji oraz narzędziami, jakich software house będzie używać do współpracy przy projekcie. Poznasz więc szczegóły codziennej współpracy z zespołem programistów. Na tym etapie zostaną przekazane konkretne informacje, dotyczące postępujących prac — kiedy lepiej skorzystać z poczty elektronicznej i jakiego rodzaju wiadomości możesz przekazywać za pomocą Slacka.
  4. Planowanie implementacji produktu. Kolejnym krokiem jest omówienie wypuszczenia produktu na rynek, w odniesieniu do podziału pracy na sprinty. Celem tego etapu spotkania jest ustalenie, jak ma przebiegać każda faza. Kiedy wypuszczamy produkt, kiedy przeprowadzamy testy i w którym momencie przystępujemy do naprawiania błędów? 
  5. Zaplanowanie kolejnych spotkań. Ponieważ regularne spotkania przeglądu prac (sprint review) są ważne dla skutecznego zarządzania projektem, konieczne jest planowanie spotkań z wyprzedzeniem. Warto więc już na tym etapie zarezerwować konkretne terminy, w których miałyby się odbywać wspomniane spotkania. Takie podejście zdecydowanie zwiększa efektywność zarządzania projektem i nie powoduje opóźnień w projekcie. 

Potrzebujesz dodatkowych informacji?

Nadszedł czas na zadawanie pytań, uzupełniających informacje przekazane podczas spotkania. Przesunięcie tej sekcji na koniec rozmowy pozwala na sprawne omówienie istotnych rzeczy, mających wpływ na finalny wygląd produktu. 

Zapytaj o wszystko, co wzbudza twoje wątpliwości lub o tematy, które nie zostały poruszone podczas spotkania. Powiedz zespołowi projektowemu, na co powinien zwrócić szczególną uwagę i czego jeszcze potrzebuje od ciebie, zanim zacznie pracę nad twoim rozwiązaniem. 

Kickoff meeting — podsumowanie

Jak już się zapewne domyślasz, spotkanie startowe projektu jest czymś więcej, niż towarzyską pogawędką. Podczas jednego spotkania ustalane są wszystkie szczegóły, niezbędne do rozpoczęcia projektu. 

Dobrze przygotowany kickoff meeting, oparty na harmonogramie, ustala kierunek całego projektu — każda osoba zaangażowana w projekt rozumie najważniejsze cele i ma tę samą wizję. 

Po spotkaniu z software housem będziesz świadomy wszystkich celów, które powinny być zrealizowane, ale też potencjalnego ryzyka i ewentualnych przeszkód. Poznasz konkretne kroki i przebieg procesu, co pozwoli ci na pełną kontrolę projektu IT od początku do końca. 

Pobierz ebooka za darmo! 👇 👇

Chcesz rozpocząć owocną współpracę z software house'm? Poznaj 5 kluczowych kroków, dzięki którym efektywnie rozpoczniesz projekt i podejmiesz właściwe decyzje biznesowe.

Pobierz teraz! 100% bezpłatny materiał
Chcesz otrzymać darmową wycenę projektu?
Napisz do nas