Jak zwiększyliśmy efektywność działań w projekcie dzięki współpracy z 202 Procent?

W każdym projekcie nadchodzi moment, kiedy warto pochylić się nad efektywnością prowadzonych działań. Choć w Studio Software praca odbywa się według zaplanowanego procesu w duchu Agile i skutecznie realizujemy powierzone zadania, zawsze znajdą się aspekty warte poprawy. Aby dokładnie przeanalizować dotychczasowy sposób pracy i poradzić sobie z kluczowymi wyzwaniami, które towarzyszyły nam w ostatnim czasie w jednym z naszych największych projektów, zdecydowaliśmy się na współpracę z firmą doradczo-szkoleniową 202 Procent.

Jak wyglądała współpraca pod skrzydłami doświadczonych praktyków Agile? Jak zmienił się nasz sposób działania i jakie elementy wprowadziliśmy, aby zwiększyć ich efektywność? W poniższym artykule pochylimy się nad efektami wspomnianej współpracy i przedstawimy najważniejsze zmiany, które zaszły w naszym zespole projektowym. 

Współpraca 202 Procent x Studio Software w pigułce

Zacznijmy od kilku słów odnośnie samej współpracy i wstępnie postawionych celów. Zależało nam na kompleksowym procesie, dzięki któremu skoncentrujemy się na najważniejszych problemach i wyzwaniach w wybranym projekcie, aby finalnie móc jeszcze lepiej, sprawniej i łatwiej realizować poszczególne jego etapy. 

Jednym z naszych głównych celów, które postanowiliśmy sobie na początku była poprawa przewidywalności zespołu w dostarczaniu oprogramowania. Chodziło przede wszystkim o poprawę procesów związanych z planowaniem i zbieraniem wymagań, aby móc dokładniej oceniać termin dostarczania poszczególnych etapów projektu. Warto podkreślić, że potrzeby te wynikały ze specyfiki i charakteru jednego z naszych projektów i to właśnie tam kluczowe było wprowadzenie zmian. Program całego przedsięwzięcia realizowany był przez Jacka Wieczorka, znanego i doświadczonego praktyka Agile, który towarzyszył nam przez 3 miesiące, pomagając wyłapać błędy i zwiększyć skuteczność działań. Podczas współpracy koncentrowaliśmy się przede wszystkim na: 

• Implementacji konkretnych technik, wspierających poprawę przewidywalności,
• Przeprowadzaniu kontrolowanych eksperymentów,
• Dzieleniu się informacją zwrotną, 
• Punktowych sesjach warsztatowych.

Jak nasze sesje wyglądały w praktyce? Na początku rozpoczęliśmy od spotkań indywidualnych poszczególnych osób z zespołu z Jackiem Wieczorkiem. Następnie przeszliśmy do cyklicznych spotkań dwa razy w miesiącu, a w miarę uzyskiwania coraz bardziej satysfakcjonujących rezultatów – zmniejszaliśmy ich częstotliwość.

Współpraca w takiej formie okazała się niezwykle wartościowa. Regularne burze mózgów, przydatne ćwiczenia, a także całościowa analiza dotychczasowych procesów pozwoliła nam wygenerować pomysły na lepsze metody zarządzania pracą i poradzenia sobie z kluczowymi wyzwaniami w projekcie. Co konkretnie poprawiliśmy? Czytaj dalej.

Główne korzyści ze współpracy

1. Wysoka jakość planowania i poprawa przewidywalności dostarczania oprogramowania o ok. 40%

Jedną z wymiernych korzyści, którą dostrzegamy po zakończeniu całego procesu jest widoczna poprawa planowania naszej pracy. Przede wszystkim dużo dokładniej planujemy działania w poszczególnych sprintach we wspomnianym projekcie. Wszystko to dzięki analizie całego procesu i zastosowaniu pewnych zmian w naszym podejściu. 

W dużej mierze miała na to wpływ dokładna i przemyślana analiza dostępnych statystyk. W czasie warsztatu regularnie pracowaliśmy na danych i nauczyliśmy się wyciągać z nich lepsze wnioski. Podczas cyklicznego spotkania retro szukaliśmy odpowiedzi na pytania dlaczego dane nie są takie, jak wcześniej zakładaliśmy i analizując krok po kroku cały proces wychwytywaliśmy pewne błędy. Uczyliśmy się również, jak unikać potencjalnych opóźnień w złożonych projektach. 

Co obecnie robimy, aby utrzymać satysfakcjonujące rezultaty?

• stale analizujemy nasze metryki, aby podejmować trafne decyzje na podstawie danych,
• ograniczamy ilość tasków przewidzianych w ciągu jednego sprintu, 
• skupiamy się na pełnym domykaniu zadań. Przykładowo, jeśli ktoś z team’u zakończył własne zadania, angażuje się w pomoc innym – naszym celem jest uzyskanie jak największej liczby domkniętych zadań po testach,
• korzystamy z techniki planowania wizualnego, dzięki czemu widzimy, w których miejscach taski się zazębiają i jak je planować, 
• nie wybiegamy daleko w przyszłość, koncentrując się na najbliższym sprincie (ale mając stale na uwadze cały projekt i jego założenia).

2. Większa proaktywność i zaangażowanie zespołu

Spotkania z Jackiem były świetną okazją do dyskusji i dzielenia się własnymi pomysłami. Pobudzenie do aktywności bardzo pozytywnie wpłynęło na nasz zespół i obecnie zdecydowanie więcej osób udziela się proponując własne rozwiązania oraz chętnie dzieli się feedbackiem. 

Wiemy też na co zwracać większą uwagę, aby proces był bardziej efektywny – w przypadku, gdy praca idzie w innym kierunku niż wcześniej ustalaliśmy, zawsze szybko omawiamy temat, ani uniknąć niepotrzebnego chaosu. Podczas warsztatów wspólnie zastanawialiśmy się, jakie metody wdrożyć, aby jeszcze lepiej zarządzać zadaniami i co możemy wykorzystać na podstawie wcześniejszych doświadczeń.

3. Lepsza komunikacja w zespole

Podczas warsztatów nabyliśmy umiejętności pozwalające nam lepiej sygnalizować pojawiające się problemy. Zależy nam na otwartych rozmowach i rozwiązywaniu wszelkich trudności – dzięki temu szybciej jesteśmy w stanie zareagować na wyzwania, stawiać im czoła, a tym samym popychać projekt do przodu. 

Rozwijanie zdolności komunikacyjnych to też niewątpliwy atut przy współpracy z klientem. Transparentne podejście ułatwia nam nawiązywanie partnerskich relacji i zdobywanie zaufania naszych partnerów i współpracowników. Co więcej, pozytywnie wpływa na atmosferę w zespole, dzięki czemu pracujemy nie tylko efektywnie, ale przyjemnie i twórczo. 

4. Znajomość dobrych praktyk i otwartość na nowe rozwiązania 

Warsztaty wyposażyły nas w przydatną wiedzę z zakresu skutecznych praktyk Agile, poznaliśmy wiele technik i mechanizmów, które będą nam służyć w kolejnych projektach. Zdobycie tak praktycznej wiedzy i zastosowanie nowych metod otwiera horyzonty i daje pole do dyskusji, dzięki czemu łatwiej przychodzi nam wdrażanie usprawnień.

Podsumowanie

Podsumowując, dzięki współpracy z 202 Procent nie tylko uzyskaliśmy przydatną wiedzę i zwiększyliśmy jakość działań w naszym projekcie, ale również otworzyliśmy się na bardziej konstruktywne dyskusje w zespole.

Jesteśmy zdecydowanie bardziej wnikliwi i wiemy, jakie sygnały powinny zwrócić naszą uwagę, aby realizować zadania zgodnie z założeniami. To pozwala nam na jeszcze lepszą jakość działań, co przekłada się na sprawną realizację projektu i zadowolenie klienta, a także gromadzenie kluczowych wniosków na przyszłość.