Metoda Kanban: optymalizacja procesów biznesowych

illustration_studiosoftware_kanban

Czy wiesz, że według badania State of Agile z 2022 roku w zaledwie 3 lata od 2019 do 2022 roku wykorzystanie metody Kanban wzrosło z 7% aż do 56%? Ten dynamiczny wzrost ilustruje jej rosnącą popularność w różnych branżach.

Co sprawia, że metoda Kanban jest tak atrakcyjny dla zespołów pracujących nad różnymi produktami i usługami? Czym właściwie jest Kanban i jak działa? W tym wpisie blogowym postaramy się odpowiedzieć na te pytania, pokazując, jak metoda Kanban może pomóc w efektywnym i skutecznym wytwarzaniu oprogramowania.

Definicja i geneza Kanban

Metoda Kanban została opracowana przez firmę Toyota w latach 50. XX wieku. Słowo “Kanban” po japońsku oznacza “tablicę wizualną” lub “znak”. Według zasad Lean Manufacturing jest to metoda harmonogramowania produkcji. Odnosi się on do sposobu wizualizacji procesu pracy i zarządzania przepływem materiałów oraz informacji w oparciu o zasadę just-in-time.

W tym przypadku produkcja opiera się na aktualnym zapotrzebowaniu klientów, a nie na zapasach lub prognozach sprzedaży. W ten sposób redukujemy marnotrawstwo, poprawiamy jakość i lepiej reagujemy na zmienne warunki rynkowe.

Jak wygląda Kanban w codziennym życiu?

Przykładem metody Kanban, z którą każdy z nas się kiedyś spotkał, jest np. wizyta u lekarza. Przyjmowanie pacjentów polega na utrzymaniu ograniczonej ilości pracy w danym momencie.

Lekarz przyjmuje pacjenta pojedynczo, poświęcając mu całą uwagę w trakcie trwania wizyty. Zapewnia to wyższą jakość usług i pełne zaangażowanie w diagnozowanie i leczenie. Po zakończeniu wizyty jednego pacjenta, lekarz przechodzi do następnego, co pozwala zachować płynny przepływ pracy.

Skuteczne wykorzystanie praktyk Kanban nie tylko ogranicza liczbę zadań realizowanych jednocześnie (Work in Progress), ale także zapewnia bardziej spersonalizowaną opiekę. Co więcej, pacjent zawsze może wrócić w razie potrzeby. Czyli mamy tutaj do czynienia z analogiczną sytuacją do tej, w której użytkownicy testują funkcjonalności, a następnie dzielą się feedbackiem, co umożliwia iteracyjne udoskonalanie produktu.

Czym jest Kanban branży IT?

Metoda Kanban została zaadaptowana do branży IT na początku XXI wieku przez Davida Andersona i innych praktyków Agile. W 2004 roku jej potencjał zauważyła m.in. firma Microsoft.

Od tego czasu Kanban jest entuzjastycznie wykorzystywany w zespołach zajmujących się szeroko rozumianym software developmentem. Dlaczego? 

Praktycy zauważyli, że Kanban idealnie sprawdza się przy zarządzaniu złożonymi i nieprzewidywalnymi procesami. W przeciwieństwie do najpopularniejszej metodyki zwinnego zarządzania Scrum, Kanban pozwala na natychmiastową zmianę kierunku rozwoju oprogramowania wedle zmieniających się wymagań klienta, ulepszając przy tym przepływ informacji oraz ograniczając występowanie wąskich gardeł w danej chwili.

Jak wygląda Kanban? Podstawowe elementy

Jako software house z wieloletnim doświadczeniem na co dzień korzystamy z metody Kanban. Dlaczego? Otóż, pomaga naszym zespołom kontrolować i ulepszać proces wykonywania zadań. Kolejną zaletą jest fakt, że jej wdrożenie nie sprawia problemu. Opiera się bowiem na kilku podstawowych elementach, do których należą: 

Tablica Kanban

Tablicę Kanban wykorzystujemy do wizualizacji pracy i procesu. Zwykle podzielona jest na kolumny odpowiadające etapom pracy, np. Do zrobienia, W trakcie, Zrobione.

Karty Kanban

Możemy je traktować jako wizualną reprezentację pojedynczych zadań, które w miarę postępu są przenoszone po poszczególnych kartach tablicy Kanban. Karta Kanban może zawierać informacje takie jak tytuł, opis, termin, priorytet czy np. osoba odpowiedzialna.

Kolumna Kanban

Kolumna Kanban odpowiada określonemu etapowi pracy i pomaga zespołom śledzić natężenie pracy w danym momencie.

Limit pracy w toku (WIP)

W ramach Kanban WIP wskazuje ograniczenia w natężeniu pracy w danym momencie. Limit WIP pomaga zespołom uniknąć przeciążenia.

System Pull

System Pull to element podejścia Lean Manufacturing, które ma na celu zmniejszenie marnotrawstwa na każdym kroku w procesie produkcyjnym. Oznacza to, że zgodnie z zasadami Kanban praca rozpocznie się tylko wtedy, gdy jest na nią zapotrzebowanie ze strony klienta.

Grafika przedstawiająca podstawowe elementy metody Kanban

Kluczowe zasady metody Kanban

Każdy początkujący praktyk metody Kanban na wstępie, obok wyżej wymienionych elementów, musi przyswoić sobie kluczowe zasady, które pozwolą szybko wdrażać jej założenia do projektu.

Gwarantują one, że proces produkcyjny doskonale działa. Metoda Kanban pozwala bowiem m.in. na efektywne zarządzanie zadaniami poprzez wizualizację i kontrolę przepływu pracy. Oto 5 najważniejszych zasad charakteryzujących metodę Kanban:

Wizualizacja procesu pracy

Tworzymy graficzny obraz pracy, używając kart i kolumn na tablicy Kanban. W ten sposób jesteśmy w stanie szybciej wykryć potencjalne problemy i poprawić przejrzystość.

Ograniczanie prac w toku

To ważny aspekt Kanban, który przynosi wiele korzyści. Dzięki niemu możemy zwiększyć efektywność i płynność pracy, ustalając limit zadań na każdym etapie procesu. Nie możemy przecież pracować nad zbyt wieloma rzeczami naraz, bo to obniża naszą produktywność i jakość. Zwłaszcza, gdy zadania dotyczą różnych obszarów.

Dlatego jeśli odłożymy jakieś zadanie na później, możemy przenieść je do kolumny To Do, podsumowując to, co zostało już ewentualnie zrobione w ramach danego zadania. Ułatwi to także innym osobom przejęcie zadania, jeśli zajdzie taka potrzeba. W efekcie zmniejsza to ryzyko przeciążenia systemu, skraca czas cyklu i poprawia jakość pracy.

Zarządzanie przepływem

Monitoruje i poprawia tempo wykonywania zadań. Dzięki temu możemy lepiej planować i prognozować terminy dostarczania wykonanych zadań, wykrywać problemy i wprowadzać usprawnienia.

Sprecyzowanie transparentnych zasad procesu

Ustala klarowne i proste kryteria dla poszczególnych etapów procesu, np. definicja ukończenia, definicja gotowości, klasy obsługi, priorytety itd. To pomaga utrzymać spójność i jakość pracy oraz zapobiega konfliktom.

Stworzenie mechanizmów informacji zwrotnej

Przekłada się na lepszą komunikację pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami. W efekcie szybszego feedbacku usprawniamy proces oraz dostosowujemy zadania do zmieniających się potrzeb klientów. Pozwala to jednocześnie na doskonalenie we współpracy. 

W efekcie tzw. kultury ciągłego uczenia poszerzamy swoją ekspertyzę, dlatego jesteśmy w stanie dostarczać coraz więcej wartości biznesowej naszym klientom.

Korzyści płynące z wdrożenia metody Kanban

Rosnąca popularność metody Kanban wynika głównie z tego, że zespoły stają się coraz bardziej świadome korzyści, jakie niesie ze sobą korzystanie z niej w skomplikowanych projektach. Poniżej przedstawiam kilka z nich: 

Pełna wizualizacja procesu wytwarzania w Kanban

Pozwala przestawić, w jaki sposób kształtuje się proces tworzenia danego produktu czy usługi, od momentu pojawienia się koncepcji aż po realizację końcowego produktu. Całość można pokazać na fizycznej bądź elektronicznej tablicy Kanban.

Dodatkowo, taka wizualizacja procesu usprawnia komunikację z klientem oraz innymi interesariuszami. W efekcie mają oni możliwość śledzenia postępów oraz decydowania o ostatecznym kształcie rozwiązania.

Ulepszona hierarchizacja zadań za pomocą swimlane’ów w Kanban

Poprzez dodatkowy podział zadań na wybrane kategorie horyzontalnymi liniami, zwanych swimlane’ami, w ramach tablicy Kanban zespół projektowy z łatwością może zidentyfikować rodzaj, priorytet oraz kontekst zadania oczekującego na realizację. Pozwala to na wybór konkretnego zadania, które jest aktualnie najważniejsze.

Większa elastyczność Kanban

Metodę Kanban charakteryzuje szybką adaptację do zmieniających się wymagań, potrzeb klienta oraz zmian na rynku. Zamiast trzymać się sztywnego planu zespół ma możliwość wprowadzania zmian w trakcie trwania projektu, odpowiednio reagując na obecną sytuację .

Łatwość zrozumienia i wdrożenia

Kanban to prosty i intuicyjny sposób zarządzania projektem, nie wymaga skomplikowanych narzędzi ani specjalistycznych szkoleń. Każdy członek zespołu może szybko nauczyć się podstawowych zasad Kanbanu i błyskawicznie wcielać je w życie.

Podniesienie wydajności pracy

Kanban wprowadza limit WIP (work in progress), co oznacza ograniczenie liczbę zadań, nad którym w danym momencie pracuje zespół. W efekcie, zamiast rozpraszać uwagę na wiele różnych kwestii, możemy skupić się na jakości oraz terminowości realizacji poszczególnych zadań. 

Ogranicza liczbę spotkań

Kanban zmniejsza konieczność regularnych spotkań raportowych, na których omawia się postępy pracy oraz plany. Zamiast tego, możemy wykorzystywać tablicę Kanban jako główne źródło informacji o stanie projektu oraz komunikować się bezpośrednio między sobą a klientem.

Redukcja napięcia

Kanban przyczynia się do poprawy atmosfery oraz zadowolenia członków zespołu projektowego, włącznie z klientem. Poprzez określenie klarownego sposobu działania Kanban zapewnia większą przejrzystość, spokój oraz zaangażowanie w realizację projektu.

Możliwość pomiaru procesu

Kanban umożliwia stosowanie różnych wskaźników, takich jak na przykład czas cyklu (ang. cycle time) lub czas realizacji (ang. lead time), by ocenić oraz zoptymalizować wcześniej wprowadzone procesy. Wskaźniki te pomagają zespołowi monitorować efektywność pracy, identyfikować problemy oraz szukać sposobów na zwiększenie jakości i tempa dostarczania wartości dla klienta.

Metoda Kanban i Jira w 7 krokach

Załóżmy, że jednym z zadań związanych z nową funkcjonalnością jest dodanie opcji logowania przez Facebooka do Twojej aplikacji mobilnej. Na platformie Jira do dyspozycji mamy kolejne kolumny: Backlog, To Do, In Progress, Code Review, QA, Done Oto, jak możemy użyć metody Kanban w Jirze do realizacji tego zadania:

Krok 1

Tworzymy kartę Kanban z tytułem “Logowanie przez Facebooka” i dodajemy ją do kolumny Backlog na naszej tablicy Kanban.

Na karcie możemy napisać krótki opis wymagania, np. “Użytkownik powinien mieć możliwość logowania się do aplikacji za pomocą swojego konta na Facebooku”.

Możemy również dodać etykietę “wysoki priorytet” i przypisać zadanie do osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie.

Krok 2

W kolejnym kroku karta Kanban przenoszona jest do kolumny “To Do” i sprawdzając, czy mamy wszystkie niezbędne informacje i zasoby, np. weryfikujemy, czy mamy dostęp do dokumentacji API Facebooka.

Krok 3

Przenosimy kartę do kolumny “In Progress” i rozpoczynamy projektowanie naszego rozwiązania. Na przykład, możemy zaprojektować wygląd ekranu logowania przez Facebooka, a następnie zaimplementować funkcję. 

Krok 4

Gdy skończymy wdrażanie  zadania, przenosimy kartę do kolumny “Code Review” i rozpoczynamy proces przeglądu kodu.

Krok 5

Następnie, przenosimy kartę do kolumny “QA” przekazując ją osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie testów naszego rozwiązania.

Krok 6

Po pomyślnym zakończeniu testowania, a następnie wdrożeniu, przenosimy kartę do kolumny “Done” i oznaczamy zadanie jako zakończone. Zbieramy wtedy dane i informacje zwrotne od klienta lub użytkowników końcowych o naszej funkcjonalności, sprawdzając, czy spełnia ona ich potrzeby i oczekiwania

Metoda Kanban: kluczowe wnioski

Podsumowując, metoda Kanban ułatwia proces zarządzania projektami. Pomaga zespołom wytwarzającym oprogramowanie w lepszym zarządzaniu swoją pracą. Składa się z kilku elementów i zasad, które są proste, dzięki czemu stosunkowo łatwo je skutecznie wdrożyć.

Dzięki metodzie Kanban zespoły mogą liczyć na wiele korzyści, do których należą: poprawa wydajności, oraz jakość, lepsza komunikacja, większa elastyczność i satysfakcja klienta.

Do osiągnięcia maksymalnej efektywności ważne jest, aby zespoły były otwarte na ciągłe doskonalenie oraz zmianę. Tylko wtedy mogą osiągać lepsze rezultaty przy zastosowaniu metody Kanban, niezależnie od tego czy jest to forma fizyczna czy online.

Jeżeli chcesz aby twój projekt informatyczny był wdrożony z pomocą metody Kanban, – skontaktuj się z nami. Nasi eksperci od wielu lat korzystają z niej przy wytwarzaniu oprogramowania, dzięki czemu możemy lepiej dostosować się do zmieniających się wymagań, zwiększyć efektywność i wyraźnie skrócić czas realizacji zadań. 

Sekcja FAQ – Metoda Kanban: optymalizacja procesów biznesowych

  1. Na czym polega metoda Kanban? Kanban to metoda zarządzania pracą, wywodzące się z Lean Manufacturing. Opiera się na wizualizacji procesu pracy poprzez tablicę Kanban, karty Kanban reprezentujące zadania oraz ograniczenie prac w toku (WIP). Pozwala efektywnie zarządzać przepływem pracy, dostosowywać się do zmian oraz redukować marnotrawstwo.
  2. Czym jest karta Kanban? Karta Kanban to wizualna reprezentacja zadania na tablicy Kanban. Zawiera informacje takie jak tytuł, opis, termin czy osoba odpowiedzialna za dane zadanie. Karta przechodzi przez różne kolumny procesu, od Backlog po Done, w czytelny sposób prezentując postępy i stan pracy.
  3. Kiedy stosować Kanban? Kanban jest przydatna w zespołach pracujących nad projektami, które wymagają elastycznego zarządzania i szybkiego reagowania na zmiany, zwłaszcza w branży IT. Stosowana jest także m.in. w firmach produkcyjnych czy logistyce.
  4. Czym się różni Kanban od Scrum? Kanban i Scrum należą do Agile, ale różnią się w podejściu do zarządzania pracą. Kanban jest bardziej elastyczny, pozwalając na wprowadzanie zmian w trakcie projektu, podczas gdy Scrum wprowadza ustalone iteracje (sprinty) i role takie jak Scrum Master czy Product Owner.
  5. Czy Kanban jest Agile? Tak, Kanban wspiera zasady zwinnego zarządzania. Pozwala na ciągłą poprawę, szybkie reagowanie na zmiany i maksymalne dostarczanie wartości klientowi.
  6. Jak Kanban usprawnia system produkcyjny? Kanban usprawnia produkcję poprzez ograniczenie prac w toku (WIP), optymalizację przepływu materiałów oraz dostosowanie tempa pracy do rzeczywistego zapotrzebowania klienta, co eliminuje marnotrawstwo i poprawia efektywność.
  7. Ile kolumn posiada Tablica Kanban? Podstawowa tablica Kanban zazwyczaj posiada kilka kolumn reprezentujących różne etapy pracy, takie jak Backlog, To Do, In Progress, QA, Code Review i Done.
  8. Na czym polega koncepcja Just In Time? Just In Time to koncepcja oparta na produkcji dostosowanej do bieżącego zapotrzebowania klienta, eliminująca potrzebę przechowywania zapasów i minimalizująca straty.
  9. Kto wymyślił Kanban? Kanban został opracowany przez firmę Toyota w latach 50. XX wieku, jako element podejścia Lean Manufacturing.
  10. Dlaczego Kanban? Kanban pomaga zespołom efektywniej zarządzać pracą, redukując przeciążenie, poprawiając jakość, zapewniając szybkie reagowanie na zmiany oraz dostarczając wartość klientowi.
  11. Jak wprowadzić Kanban? Wprowadzenie metody Kanban, np. przy pomocy Jiry, polega na stworzeniu tablicy, dodaniu kolumn odpowiadających etapom pracy i zdefiniowaniu reguł przepływu.
  12. Czy termin “system Kanban” jest poprawny? Nie, system Kanban w tym kontekście nie jest poprawny. Powinniśmy używać “Metoda Kanban”. Unikajmy także słowa metodyka – metoda to technika lub proces stosowany w określonym kontekście. Metodyka natomiast oznacza systematyczny zbiór metod i zasad stosowanych w określonym obszarze lub dziedzinie. Metodyka zawiera i kieruje metodami.

Pobierz ebooka za darmo! 👇 👇

Chcesz zbudować nowy produkt, ale nie masz sprecyzowanej wizji? Pobierz ebooka 💡 "How will product workshops help your project become profitable?". Sprawdź 49 stron eksperckiej wiedzy.

Pobierz teraz! 100% bezpłatny materiał
Chcesz otrzymać darmową wycenę projektu?
Napisz do nas