Podanie ostatecznej ceny projektu, który nie istnieje, brzmi jak wróżenie z kryształowej kuli. Jak więc rozpoznać, że proces szacowania kosztów projektu IT odbywa się we właściwy sposób?
Nieodpowiednie oszacowanie kosztów projektu może wiązać się z nieoczekiwanymi wydatkami. Dlatego tak ważna jest dokładna analiza projektu, powiązanych z nim danych, technologii, możliwości zespołu projektowego oraz wielu innych czynników.
Poniższy artykuł przybliży ci proces wyceny projektu, który stosujemy w Studio Software.
Spis treści
Projekt IT – Dokładność w szacowaniu kosztów
Im więcej informacji nam przekażesz, tym łatwiej będzie nam wycenić projekt IT oraz czas, jaki powinniśmy przeznaczyć na Twój projekt. Nasze doświadczenie pokazuje, że klienci w większości przypadków często mają wygórowane wymagania lub rozmyty obraz finalnej wersji projektu.
Dużą pomocą dla nas jest fakt, że klient już na starcie wie, jakim budżetem dysponuje. Świadomość tej kwoty pomoże nam sprecyzować czy budujemy MVP, czy też stawiamy na długofalowy cel i budujemy produkt wysokiej jakości z wieloma funkcjonalnościami. Aby to ustalić, bardzo dużą pomocą są w tej sytuacji warsztaty produktowe, które pomagają określić jaki produkt spełni wymagania biznesowe klienta i wpasuje się w jego budżet. Podczas takich warsztatów jesteśmy w stanie oszacować swój czas i nakład pracy związany z projektem.
Budujemy wycenę projektu w oparciu o nasz schemat, który — oprócz standardowych wskaźników — uwzględnia też dwie rzeczy, mające spore znaczenie dla dokładnego oszacowania budżetu.
- Pierwszą z nich jest ocena dostarczonej specyfikacji, do której używamy 3-punktowej skali. 3 dotyczy najlepszych specyfikacji, które pozwalają nam w pełni zrozumieć twoje potrzeby i oczekiwania. Natomiast 1 punkt przyznajemy specyfikacjom, którym brakuje istotnych szczegółów.
- Kolejną rzeczą jest próba przewidzenia trafności wyceny. Tutaj również stosujemy 3-stopniową skalę, a wynik zależy od informacji, które dostarczyłeś i skomplikowania projektu. Bazujemy na naszym doświadczeniu, więc analizujemy podobne projekty, które realizowaliśmy wcześniej i wykorzystujemy te dane do wyceny twojego produktu.
Co z projektami, których nigdy wcześniej nie realizowaliśmy? Określamy funkcjonalności, zakres prac oraz niezbędną technologię na podstawie naszych kompetencji, doświadczenia i specjalistycznej wiedzy. Następnie szacujemy czas potrzebny do realizacji projektu.
Nasza estymacja opatrzona jest notatkami, więc dokładnie wiesz, z czego wynikają dane oceny. Ogólnie rzecz biorąc, wiele zależy zarówno od jakości przekazanych przez ciebie informacji, jak i od skomplikowania i unikalności funkcjonalności. Dlatego tak ważne dla precyzyjnego oszacowania zakresu prac jest dokładne określenie wymagań. Nie możesz oczekiwać dokładnej wyceny, dostarczając notatki „spisane na kolanie”.
Zanim więc oszacujemy koszty i przygotujemy szczegółowy budżet, organizujemy discovery call, aby zebrać kluczowe informacje o projekcie. Zadawane pytania są szczegółowe, ale dzięki temu pomagają nam lepiej poznać zakres projektu, ramy czasowe i oczekiwany wynik.
Dojrzały i zaangażowany zespół
W procesie wyceny bierze udział zarówno backend, jak i frontend developer, którzy przy podstawie wyceny biorą pod uwagę swoje wcześniejsze doświadczenia. Następnie, proszą kolejną osobę techniczną o weryfikację swoich estymacji. Wspólnie ci specjaliści wybierają kluczowe i najbardziej wartościowe elementy systemu, oceniają jaką wartość przyniosą zmiany pod kątem technicznym lub produktowym oraz określają, ile czasu zajmie wdrożenie co przekłada się na koszt projektu.
Gdy mamy już wszystkie szczegóły, możemy opracować ostateczne prognozy. Wszystkie informacje związane z liczbą godzin czy wyceną konkretnych funkcjonalności znajdziesz w udostępnionym przez nas pliku Excel. Dzięki przejrzystej prezentacji danych w tabeli wiesz dokładnie, za co i ile zapłacisz.
Szacowanie kosztów projektu IT — czego oczekiwać od potencjalnego partnera technologicznego?
Spodziewaj się szacunkowej kwoty, a nie dokładnej ceny końcowej. Wynika to z tego, że większość funkcjonalności można zinterpretować na różne sposoby, szczególnie na początku, gdy szczegóły projektu są tylko spisane w dokumencie.
Pamiętaj też, że funkcjonalności, które wyglądają na mało skomplikowane, mogą wymagać wielu godzin kodowania.
The process is called estimation, not exactimation.
Phillip G. Armour
Przygotowywanie wyceny jest niejako przewidywaniem zasobów. Podczas wyceny należy więc wziąć pod uwagę nie tylko koszty technologii, ale też koszty pracy osób zaangażowanych w projekt oraz czas, jaki trzeba przeznaczyć na jego ukończenie.
Na cenę końcową wpływa też wiele innych czynników, takich jak czas poświęcony na planowanie architektury, usuwanie błędów, zarządzanie projektami, spotkania, itp. Ważne więc, aby wycena obejmowała poniższe elementy.
- Testy manualne lub testy jednostkowe. Uzgodnij z zespołem projektowym, jaki procent czasu przeznaczonego na projekt obejmie testowanie rozwiązania.
- Zarządzanie projektem. Czy jest to uwzględnione w twoim projekcie? Pamiętaj, że na project management zwykle przeznacza się 10-15% budżetu.
- Spotkania zespołu. Ważne, aby wszyscy zaangażowani w projekt byli na bieżąco na każdym etapie tworzenia produktu. Ustalanie szczegółów i omawianie postępu prac zajmuje trochę czasu, co może “zabrać” do 10% budżetu.
- Podobnie z tworzeniem nowych środowisk, analizami projektu, wdrażaniem, itp. Wszystkie te elementy wiążą się z dodatkowymi kosztami.
- Wymagania niefunkcjonalne. Wymagania te należy uwzględnić, zanim software house zacznie przygotowywać wycenę. Poinformuj nas więc czy konieczne jest przeprowadzenie testów obciążeniowych, aby przetestować ewentualne problemy, które mogą mieć wpływ na doświadczenia użytkowników. Podobnie, jeśli chcesz, aby twoja aplikacja skalowała się automatycznie, w zależności od potrzeb. Load balancing wymaga większej liczby serwerów, a to wiąże się z kolejnymi kosztami. Koszty mogą pojawić się też, gdy konieczne będzie korzystanie z aplikacji zewnętrznych.
Zanim przedstawimy ci ostateczną wycenę, dopytamy cię również o technologię potrzebną do zrealizowania projektu. Jeśli wymagane jest użycie niestandardowych technologii, musimy oszacować potencjalne ryzyko i problemy. Po dokładnym przestudiowaniu twoich odpowiedzi otrzymasz spersonalizowaną wycenę twojego projektu IT.
Twoje warunki oraz ograniczenia budżetowe są ważne, ale nie zapominaj, że ostateczny budżet powinien być określony na podstawie zakresu projektu, a nie odwrotnie. Jeśli głównym czynnikiem jest budżet, możesz skończyć z projektem, który nie spełnia wszystkich wymagań.
Jak widzisz, wycena jest poprzedzona wielogodzinną analizą. Jeśli więc software house podaje dokładną cenę twojego projektu, powinna ci się zapalić czerwona lampka. Podobnie, jeśli wycena obejmuje wyłącznie funkcje wymienione w twoim opisie projektu. Podanie konkretnej ceny bez dokładnego przestudiowania projektu, spotkań i wielogodzinnych ustaleń jest niemal niemożliwe. Oczekuj więc widełek, a nie dokładnej kwoty.
Problem niedoszacowania projektów
Jedną z najtrudniejszych rzeczy podczas szacowania kosztów jest znalezienie równowagi między zawyżeniem a niedoszacowaniem. Projekty IT są zazwyczaj niedoszacowane — mowa nie tylko o kosztach, ale też o czasie, technologii, itp. Według raportu PMI z 2018 roku, tylko 57% projektów zmieściło się w budżecie.
Niedoszacowanie projektów IT jest częstym błędem popełnianym przez agencje i jest to problem występujący na szeroką skalę. Wynika to głównie z niedoceniania funkcjonalności, które wydają się łatwe do zrobienia, jednak w rzeczywistości wymagają wielu godzin kodowania. Zjawisko to znane jest jako SMOP (small matter of programming).
Dlatego kładziemy tak duży nacisk na zadawanie dociekliwych pytań podczas rozmowy. Szczegółowe informacje, jakie uzyskamy od Ciebie, pozwalają nam na przygotowanie wyceny, która zbliżona jest do ostatecznej ceny projektu.
Jest coś jeszcze — za każdym razem, gdy próbujemy oszacować koszt projektu IT, przypominamy sobie prawo Hofstadtera:
Zadanie zawsze zajmie więcej czasu niż zakładasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę działanie prawa Hofstadtera.
Szacowanie kosztów projektu IT — łatwiej powiedzieć niż zrobić
Dokładna specyfikacja jest niezbędna do zaplanowania prac, które nie przekroczą budżetu. Ważne jest więc poprzedzenie wyceny dokładną analizą, opartą na kluczowych informacjach związanych z projektem, które otrzymujemy od ciebie podczas spotkań. Wszystkie szczegóły pozwalają oszacować liczbę godzin, złożoność produktu, zaangażowanie zespołu i wiele innych.
Duże projekty z wieloma zmiennymi i funkcjonalnościami wymagają też szczegółowego planu działania. Trudno więc oczekiwać dokładnej ceny końcowej — nie da się przewidzieć wszystkiego, szczególnie przy skomplikowanych projektach. Jeśli jednak otrzymasz wycenę opartą na realistycznych założeniach, łatwiej będzie Ci zdecydować, czy projekt odpowie na twoje założenia i cele.
Potrzebujesz bezpłatnej wyceny swojego projektu IT? Napisz do nas na [email protected], z chęcią pomożemy!
